Directive européenne sur le traitement des documents CoC : EXCON ajoute de nouveaux services à sa gestion documentaire
Le 1er septembre, un règlement européen est entré en vigueur, obligeant les concessionnaires à remettre un certificat de conformité (Certificate of Conformity, CoC) imprimé lors de la vente d'un véhicule. Étant donné que ce processus était déjà effectué de manière numérique en Autriche et que les concessionnaires n'ont pas le droit d'imprimer eux-mêmes le certificat, un nouveau défi s'est présenté pour le secteur des biens mobiliers : le passage du processus numérique au processus analogique. Excon élargit son portefeuille de services et accompagne ses clients dans ce dernier kilomètre.
Au cours des dernières années, Excon s'est imposé comme leader européen dans de nombreux secteurs pour les solutions de numérisation et d'automatisation personnalisées. Le savoir-faire acquis au cours de plusieurs décennies est accompagné d'un développement logiciel interne et d'un réseau international d'experts. Parfois, l'expertise qui s'est ainsi développée avec une clientèle issue des secteurs d'activité les plus divers est également nécessaire pour revenir de l'environnement purement numérique : C'est ce que montre le défi auquel sont confrontés nos clients en Autriche depuis l'entrée en vigueur du règlement européen 2018/858.
Ce qui était auparavant la fiche d'homologation en Autriche, remplacée entre-temps par un extrait de données numériques, est désormais le certificat de conformité / CoC. Avant la vente du véhicule, l'importateur général doit l'imprimer sur le bon papier de manière infalsifiable et conformément aux exigences légales, puis le mettre à la disposition du concessionnaire qui le remettra ensuite à l'acheteur. En Autriche, ce processus avait déjà été transféré dans une base de données numérique - le règlement exige désormais le retour au document imprimé.
De nombreux importateurs, captives et non-captives, doivent donc développer un nouveau processus qui permette un traitement non bureaucratique, largement automatisé et conforme à la loi - un défi de taille.
EXCON Services Austria, qui assure depuis huit ans le stockage des certificats d'homologation en Autriche pour de nombreux clients et qui, avec 500.000 documents gérés, détermine le marché, a déjà mis en œuvre les modifications requises par la directive et les applique depuis le 1er septembre.
Photo : Patrick Stockinger, Operation Manager AWACS chez Excon Services Austria GmbH
Photo : Bettina Guggemos, directrice générale d'Excon Services Austria GmbH
« Nous déchargeons notre client non seulement du travail dans le processus en cours, mais aussi de la conception et de la conversion du traitement »,
(Bettina Guggemos, directrice d'Excon Services Austria GmbH).
« Nous concevons le nouveau processus conformément aux exigences légales, nous l'implémentons chez nous et nous le relions aux parties prenantes existantes du processus », explique Guggemos. « Nous épargnons ainsi aux importateurs ou aux banques des coûts et des ressources pour la gestion de projet nécessaire et sommes en outre très rapides, car nous disposons déjà de toutes les conditions - en termes d'expertise, de technique et de personnel ».
Le processus qu'Excon a déjà mis en œuvre avec succès ne couvre pas seulement l'impression et l'envoi des documents CoC. C'est là que se dessinent les racines professionnelles de la directrice, Bettina Guggemos, qui a travaillé de nombreuses années dans le secteur bancaire et qui considère la gestion des risques comme une composante élémentaire d'un tel processus : « La prévention de la fraude est un sujet important », explique Guggemos. « Bien sûr, nous vérifions pourquoi un document est demandé avant de l'envoyer et s'il est bien renvoyé ». La possibilité de réglage individuel des niveaux de demande par le commerçant facilite en outre le processus de gros pour la banque en direction des autorisations de financement. De plus, nous pouvons relier les bases de données d'actifs concernées à notre logiciel afin de détecter d'éventuels doubles financements.
Ces possibilités ne se limitent évidemment pas au secteur mobilier:
Excon propose la gestion de documents correspondante, y compris le stockage, l'impression, l'expédition et tous les processus de contrôle et mesures de sécurité nécessaires, pour de nombreux types de documents officiels, comme les documents d'assurance. N'hésitez pas à nous contacter !
