App für den Autohandel: Inventur kann so einfach sein – eine Erfolgsbilanz

Die Fahrzeuginventur stellt Autohäuser regelmäßig vor Herausforderungen. Der manuelle Aufwand ist hoch, handschriftlich geführte Listen und dezentrale Excel-Tabellen erfordern nach der Erfassung der Fahrzeuge eine aufwändige Nachbearbeitung. EXCON stellt dem Autohandel bereits seit einigen Jahren eine digitale Inventurlösung zur Verfügung -  mit der vollständig neu entwickelten Fahrzeuginventur-App ex:stock, die im vergangenen Herbst veröffentlicht wurde, erledigen Fahrzeughändler ihre Inventur jetzt noch einfacher. 

Die moderne Webanwendung besteht aus zwei Komponenten – einer Verwaltungsplattform für Anwender aus Disposition, Buchhaltung und Inventurleitung am Computer sowie eine besonders anwenderfreundliche und schlanke Smartphone-Webapp für die Zähler. Diese Kombination ermöglicht die kollaborative Inventur in Echtzeit – auch mit hunderten Nutzern an zahlreichen Standorten gleichzeitig. 

Erste Zahlen belegen den Mehrwert: Bis Ende Januar 2025 sind bereits über 80.000 Fahrzeuge inventarisiert worden, und das in einem Bruchteil der gewöhnlichen Zeit. Fahrzeughändler aller Größen profitieren von der Nutzung – von Einzelstandorten mit einigen hundert Fahrzeugen bis zu Händlergruppen mit vielen Dutzend Niederlassungen und über 10.000 Fahrzeugen im Bestand.
 

International im Einsatz

Die neue Version der Inventursoftware ist auch international im Einsatz. Den Auftakt machten eine französische Handelsgruppe mit rund 20 Standorten sowie eine Gesellschaft mit Sitz in Österreich. Die Verwaltungsplattform am Computer und die Erfasser-App für die Zähler sind in zahlreichen Sprachen verfügbar und erleichtern die Inventur und ihre anschließende Auswertung und Nachbearbeitung.

Mehrere Wochen Zeitersparnis in der Nachbearbeitung

Mit ex:stock erfolgt die Erfassung der Fahrzeugbestände komplett digital. Nach dem Upload der Bestandsliste startet das Inventur-Team sofort mit Smartphone oder Tablet die Erfassung. Das Login erfolgt per Scan eines QR-Codes oder mit einem Einladungslink und kann für beliebig viele Zähler verwendet werden. 

Die automatische Synchronisation der erfassten Fahrzeuge sorgt für eine einheitliche und fehlerfreie Datenbasis in Echtzeit, wodurch aufwändige Nachbearbeitungen handschriftlicher FIN-Listen entfallen. Das früher notwendige Vier-Augen-Prinzip zur Bestätigung von Fahrzeugerfassungen wird durch digitale Protokollmechanismen ersetzt, da zu jedem erfassten Fahrzeug der Name des Erfassers, ein Zeit- und Datumsstempel, die genaue Position per GPS sowie auf Wunsch auch Foto-Belege fälschungssicher gespeichert werden. Natürlich funktioniert das System auch offline, wenn etwa in einer Tiefgarage oder einem abgelegenen Lagerort keine Datenverbindung möglich ist. Die erfassten Fahrzeuge werden bei der nächsten Verbindung mit dem Internet automatisch übertragen.

Besonders in großen Händlergruppen mit vielen Standorten ist die zentrale und digitale Verarbeitung der Daten in Echtzeit ein entscheidender Zeitvorteil: Hier können viele Wochen Arbeitszeit in der Buchhaltung eingespart werden.

Aufwändige Schulungen sind für die App nicht erforderlich – das System ist intuitiv bedienbar und ermöglicht einen schnellen Einstieg. 

Ausblick: Erweiterungen und Verbesserungen geplant

Sebastian Lammel, Head of Digital Solutions bei EXCON, zieht ein positives Fazit zum Launch der neuen App: „Die Einführung der vollständig neu entwickelte Inventur-Lösung war ein wichtiger Schritt in Richtung effizienterer Bestandsverwaltung für Autohändler. Unsere bisherigen Erfahrungen zeigen, dass sich Zeitaufwand und Fehlerquote erheblich reduzieren lassen. Zukünftig geplante Erweiterungen der App werden weitere Inventur-Prozesse für den Autohandel verbessern, insbesondere im Umgang mit inventarisierten Fahrzeugen, die noch nicht im Bestand erfasst waren.“

Spannende Entwicklungen für den Autohandel: Mit den geplanten Erweiterungen wird ex:stock die digitale Inventur weiter verbessern und Autohäuser dabei unterstützen, ihre Prozesse effizienter zu gestalten. 
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